مقدمة

هذه الدورة التدريبية العملية والخاصة بشؤون إدارة المكاتب صممت لتطوير سرعة تعلم المهارات والمعارف الأساسية التي تمكن المهنيين الجدد والمتقدمين في المكاتب من زيادة مساهمتهم في مكان العمل إلى أقصى حد. ستساعدك على معرفة كيفية التخطيط والتنظيم بكفاءة، وتطوير مهارات الإتصال بثقة والمساهمة بشكل إستباقي في تحقيق أهداف المنظمة بنجاح.

يعتمد شاغلو الوظائف الإشرافية إعتماداً كبيراً على المساعدين الذين يديرون مكاتبهم من سكرتارية ومساعدين إداريين. ومما لاشك فيه أن تسيير الأعمال المكتبية في مرونة ويسر يعد من الأمور التي لا تتحقق إلا إذا تمكن موظفو إدارة المكاتب من إنجاز تلك الأعمال بحرفية. من الضروري أن تتواكب عملية تطور قطاع الأعمال بوجه عام مع عملية إعادة تدريب وصقل مهارات العاملين والعاملات بقطاع إدارة المكاتب بمختلف المؤسسات، ليتمكنوا من تأدية أعمالهم بطريقة تؤتي ثمارها المنشودة. لذا، فقد أصبح علم إدارة المكاتب علماً قائماً بذاته، له أصوله ومصادره، وبات يعتمد على الأساليب والأنظمة التقنية الحديثة.

أهداف الدورة

• تطوير مهارات وقدرات الإداريين الجدد والسكرتارية
• تقديم مساهمة أكبر في مكان عملهم
• تصبح أكثر ثقة بنفسك
• أن تصبح أكثر إستباقية للأحداث
• التواصل بشكل أكثر ثقة وفعالية مع مديرك ومع الزملاء والإدارات الأخرى
• التعامل مع صعوبات وضغوط العمل في المكاتب العصرية
• تحديد الأولويات بين المهام العاجلة والمهمة
• تخطيط وتنظيم وإدارة الوقت بشكل أكثر فعالية
• تقديم نفسك للآخرين بشكل أكثر ثقة وكفاءة
• الكتابة بواسطة البريد الإلكتروني وإستخدام الهاتف بشكل أكثر إحترافية وفعالية

الفئات المستهدفة

• جميع موظفي المكاتب
• الإداريين
• المساعدين الإداريين
• السكرتارية التنفيذية
• أمناء المكاتب

 محاور الدورة

اليوم الأول مفهوم إدارة المكاتب و السكرتارية التنفيذية

• تعريف الأمين و السكرتيرِ 
• واجبات و مهام مدير المكتب و السكرتيرِ 
• علوم الإدارة و الإقتصاد و أهميتُهُمَا للسكرتيرِ 
• دور مدير المكتب و السكرتير في معاونة رئيسه
• تخطيط العمل اليومي
• الإعداد للسفرِ في الداخل و الخارج 
• أهمية الإتصال و دور السكرتيرِ في تسهيلِه و تنظيمِه

اليوم الثاني مقابلات الرئيسِ أو المدير

• العناية بإستقبال الضيوف
• زائر بغير ميعاد سابق
• زائر صديق أو قريب للمدير 
• زائر غير مرغوب فيه 
• زائر من العاملين
• الصحفيون 
• إنهاء الزيارات التي طالت عمّا هو محدد لها

اليوم الثالث: الإجتماعات و أهمية دور السكرتارية

• إدارة الإجتماعات
• مزايا و عيوب الإجتماعات 
• دور السكرتارية في تنظيمِ الإجتماعات
• مواصفات غرفة أو قاعة الإجتماعات 
• مواصفات دعوات الإجتماع 
• واجبات السكرتيرِ أثناء و بعد الإجتماع 
• التقنية الحديثة و المناظرات السمعية و البصرية 

اليوم الرابع: مهارات التخطيط و التنظيم

• وضع الأولويات و إدارة الوقت
• مهارات الإتصال الفعال
• التعامل مع الضغوط السلوكية و الجسمانية
• بناء فريق العمل
• قواعد و أسس التصنيف و الفهرسة
• الأدوات المكتبية في مكتب السكرتارية
• النظافة و الأمن و السلامة في مكتب السكرتارية

اليوم الخامس: كتابة الرسائل و التقارير و مهارات العرض

• مهارات الكتابة و إعداد و صياغة الرسائلِ و التقاريرِ
• التصميم و إختيار الشكل المناسب للتقريرِ 
• مهارات استخدام الهاتف
• مهارات إستخدام البريد الإلكتروني
• مهارات العرض و الإلقاء