مقدمة

يستكشف هذا البرنامج التدريبي في الالتزام بالمعلومات والوثائق التقنيات المتطورة، والأدوات، والتكنولوجيا اللازمة لجمع، تنظيم، إدارة، حفظ، وتوزيع المعلومات والوثائق الحيوية. يركز البرنامج على الالتزام بالمعايير الأساسية مثل ISO 9001، ISO 15489 (إدارة السجلات)، و ISO 27001 (أمن المعلومات). مع تزايد كميات الوثائق والسجلات الرقمية، يصبح الحكم المتقن للبيانات، الالتزام بالمعايير، وتدابير الأمان أمورًا أساسية لنظام إدارة المحتوى المؤسسي (ECM).

أهداف الدورة

• إتقان فهم شامل لالتزام المعلومات والوثائق.
• استكشاف اللوائح ذات الصلة، المعايير، والممارسات الرائدة.
• تطوير أطر الحكم للمعلومات والوثائق.
• تحديد وتعزيز المعايير، مع التركيز بشكل خاص على أمان المعلومات.
• تصميم وتنفيذ استراتيجية عملية لاستراتيجيات المعلومات والوثائق داخل المؤسسة.
• تحليل أفضل التطبيقات والاستفادة من دراسات الحالة العالمية.
• التحقيق في منهجيات متقدمة لإدارة المعلومات والوثائق بفعالية.
• تقييم الحلول الرائدة في الصناعة والموردين البارزين.
• تطبيق الفهارس، تطوير نظم تصنيف الأعمال، التصنيفات، واستراتيجيات الاحتفاظ.
• تنفيذ المعايير، القوانين، والمتطلبات التنظيمية.
• إنشاء سياسات وإجراءات مفصلة.
• إنشاء تدابير أمان صارمة وضوابط الوصول.
• تصميم نماذج تخزين فعالة، إنشاء مسارات التدقيق، واختيار التكنولوجيا التخزينية المناسبة.
• فهم المفاهيم الأساسية لجسم معرفة إدارة البيانات.

فوائد للمؤسسة

• تعزيز مهارات العاملين في وضع المعايير العالمية، تحسين الفعالية في إدارة المعلومات والوثائق.
• مساعدة المنظمة في إدارة المخاطر المتزايدة والمتطلبات التنظيمية المتعلقة بالمعلومات والوثائق.
• تحسين العمليات التشغيلية، السياسات، والإجراءات من خلال تطبيق أفضل الممارسات الدولية.
• تعلم كيف يمكن لإدارة المعلومات والوثائق الفعالة أن تقلل من المخاطر التشغيلية، تضمن الامتثال، تخفض التكاليف، وتعزز الكفاءة.
• اكتساب وتنفيذ الحلول التقنية والنظم المناسبة للأداء التشغيلي الأمثل.
• تعزيز التخطيط الاستراتيجي لتقديم حلول فعالة لإدارة المعلومات والوثائق.

فوائد للمتدرب

• إنشاء ضوابط الوثائق، الالتزام، وإدارة التدقيق عبر وثائق المنظمة، مع دمج التكنولوجيا والنظم بشكل فعال.
• زيادة تبني سياسات الأرشفة الفعالة، المعايير، الإجراءات، وإدارة دورة حياة الوثائق.
• اكتساب معرفة بالبيئات التنظيمية العالمية، مستفيدًا من أفضل الممارسات الدولية والوطنية.
• تعزيز المهارات العملية واكتساب الخبرة العملية من خلال المشاركة النشطة في التمارين، العمل الجماعي، وورش العمل.
• الاستفادة من دراسات الحالة العالمية، مما يعزز الثقة في تنفيذ نظم الأرشفة والتوثيق الموحدة.

الفئات المستهدفة

• السكرتارية والمدراء التنفيذيون الراغبون في تعزيز كفاءتهم التشغيلية وفعاليتهم وتقدم مهنتهم.
• المهنيون في الأدوار المكتبية الذين يدعمون الإدارة أو يعملون ضمن فرق المشاريع.
• الأفراد الراغبون في تعزيز مهاراتهم العملية وقدراتهم الشخصية في بيئة مكتبية.

محاور الدورة

اليوم الأول: الاستراتيجية والعناصر الأساسية

• مقدمة في إدارة المعلومات والوثائق.
• نظرة عامة على المعايير الرئيسية، بما في ذلك ISO 9001، ISO 27001، و ISO 15489.
• تنفيذ التدقيقات المتعلقة بالمعلومات والوثائق.
• تطوير خطط الملفات، استراتيجيات الفهرسة، جداول الاحتفاظ، والضوابط التنظيمية الأخرى.

اليوم الثاني: إعداد المفاهيم والمكونات

• التركيز على الالتزام، آليات الضبط، والأمان.
• مراجعة التشريعات، المعايير، واللوائح.
• تطوير أنظمة تصنيف الأعمال والتصنيف الضريبي.
• أسس ضبط الوثائق.
• استكشاف ممارسات الأمان والالتزام.

اليوم الثالث: العمليات والتسليم التكنولوجي

• تقييم الأنظمة التكنولوجية لإدارة المعلومات والوثائق.
• مراجعة حلول الفحص، التخزين، والأرشفة التي تضمن الالتزام.
• مناقشة الاعتبارات القانونية المتعلقة بالفحص.
• فهم متطلبات الأرشفة والاحتفاظ.
• رؤى حول التوقيعات الرقمية وإدارة الحقوق الرقمية.

اليوم الرابع: التخطيط للتنفيذ

• التخطيط الاستراتيجي للتنفيذ الشامل.
• تطوير خطة عمل لالتزام المعلومات والوثائق.
• صياغة السياسات والإجراءات.
• إنشاء خطة تنفيذية شاملة وعملية.

اليوم الخامس: الامتثال والأمان في إدارة البيانات

• الاعتراف بالبيانات كمورد أساسي للمؤسسة.
• إدارة هيكلية البيانات بكفاءة.
• الإشراف على إدارة البيانات الرئيسية والمرجعية.
• ضمان إدارة جودة البيانات على مستوى عال.
• إدارة الفهرسة بفعالية.
• تنفيذ إجراءات أمان البيانات وإدارة التخزين بصرامة.